Організація тренінгів, ділових зустрічей або конференцій – дуже відповідальне завдання, яке вимагає гарних організаторських здібностей. Один із факторів, які визначають успіх події, це вибір правильного конференц-залу. Він повинен враховувати багато різних факторів. Наприклад, оренда конференц-залу Бухта Вікінгів у Львові має значний попит саме через те, що це комплексна пропозиція. Можна не тільки провести зустріч, а й поселити гостей у готелі, надати харчування й забезпечити їм безліч різноманітних розваг.

Що варто врахувати, вибираючи конференц-зал?

  • Обладнання

Конференц-зал повинен мати відповідні технічні засоби, які можуть суттєво сприяти успішній зустрічі чи ефективно проведеному навчанню. Необхідне обладнання – це насамперед доступ до Wi-Fi, мультимедійних проекторів, лазерних покажчиків та РК-екранів. Додатковою перевагою буде можливість користуватися бездротовими мікрофонами.

Також варто звернути увагу на те, щоб кімната була достатньо просторою та мала гарну акустику. Кондиціонер значно підвищить комфорт учасників зустрічі. Зал повинен бути добре освітленим і естетично обставленим, це зробить роботу приємнішою та вплине на її ефективність.

  • Розмір

Перш ніж вибрати правильний конференц-зал, ми повинні визначити характер зустрічі та кількість людей, які братимуть у ній участь. Якщо ми надамо перевагу занадто малій кімнаті, то змусимо гостей перебувати в задушливому приміщенні. Протилежний варіант створює ризик того, що учасники не почують лекції чітко – і дискусія між ними не буде можливою.

Розташування стільців і столів також значно впливає на спілкування учасників тренінгу. Найбільш оптимальне й універсальне рішення – це розмістити меблі у формі «підкови», яка дозволяє вільну взаємодію й добре працює як для невеликої, так і для значної кількості людей (усе залежить від типу зустрічі).

Коли доступно багато місця, у багатьох ситуаціях підійде розташування за принципом театру з використанням лише стільців. Але зважайте, що це не сприяє розмові та інтеграції. Альтернативою може бути розташування, як у школі за партами, яке дозволяє зручно створювати нотатки чи використовувати комп’ютери. Розміщення крісел навколо великого конференц-столу – це значне скорочення простору, але водночас хороше рішення для презентацій і виступів, а також дискусій і консультацій.

  • Харчування та розваги

Під час ділових зустрічей важливий доступ до гарячих і холодних напоїв – кави, чаю, води та соків. Маленькі закуски, такі як печиво або фрукти, безумовно, зроблять конференцію чи тренінг приємнішими. Якщо ви плануєте тривалу цілоденну чи багатоденну зустріч, необхідно включити харчування з теплою їжею. Організація такого типу заходів часто пов’язана з елементом інтеграції, саме тому важливо не тільки забезпечити гостей належним харчуванням, але й надати їм додаткові розваги.

  • Розташування та проживання

Дуже важливим моментом, який слід пам’ятати при оренді приміщення, це його зручне розташування. Зокрема, доступ до навчальної кімнати повинен бути легким. Важливо, щоб гості могли легко знайти вказану адресу, а під час перерви в конференції – скористатися додатковими можливостями для відпочинку. Це сприятиме знайомству з новими людьми й набуттю цінних ділових контактів.

Плануючи кількаденне навчання чи семінар, обов’язково подбайте про розміщення учасників. У цьому випадку найкраще вибирати місця, які крім навчальних кімнат пропонують також номери готелів і харчування для гостей. Якщо у вас немає можливості розмістити учасників у тій же будівлі, в якій відбувається зустріч, спробуйте вибрати готель, розташований якнайближче до залу.